Flux de aprobare cu clientul în social media

Aprobarea clientului se blochează adesea când postările de social media circulă prin lanțuri de emailuri, capturi de ecran și versiuni pierdute. Iată cum construiești un flux de aprobare simplu și clar, fie că ai o agenție, fie că lucrezi ca freelancer.

De ce se blochează aprobările

Cele mai multe întârzieri vin din lipsa unui loc comun și a unor reguli comune. Cauzele obișnuite:

• Lanțuri de emailuri împrăștiate. Textul e într-un email, imaginea în altul, corectura în al treilea, și nimeni nu mai știe care e varianta actuală.
• Capturi de ecran. O imagine decupată nu arată tot textul, linkul și ora planificată, deși și despre ele trebuie luată o decizie.
• Versiuni neclare. Clientul aprobă a doua variantă, în timp ce în planificator așteaptă deja a patra.
• Feedback vag pe video. După un comentariu de tipul „mijlocul e cam lent”, poți doar să ghicești ce anume trebuie tăiat.
• Lipsa termenului-limită. Aprobarea clientului vine după ora de publicare planificată, așa că postarea fie se amână, fie pleacă neaprobată.
• Prea mulți aprobatori. Trei oameni cer modificări în trei direcții și nimeni nu dă aprobarea finală.

Un proces simplu de aprobare în șase pași

Nu ai nevoie de un sistem complicat: acești șase pași funcționează și la un client mic, și la un cont mai mare.

1. Stabilește cine aprobă și ce. Pe partea clientului să existe o singură persoană care decide, prin care vin și părerile celorlalți. Stabilește și ce cere atenție în plus: o campanie, o postare cu prețuri sau un subiect sensibil pot avea nevoie de alt aprobator.
2. Pune un termen-limită înainte de publicare. Lasă destulă rezervă pentru corecturi: de exemplu, postările de săptămâna viitoare trebuie aprobate până miercuri. La video planifică mai mult timp, pentru că refacerea montajului durează mai mult decât o corectură de text.
3. Ține totul într-un singur loc. Textul postării, imaginea sau videoclipul, canalul și ora planificată să stea împreună, iar clientul să vadă mereu această variantă. Tot ce circulă în afara acestui loc e doar material de lucru.
4. Lucrează consecvent cu versiuni. Fiecare corectură devine o versiune nouă, iar versiunile anterioare și comentariile lor rămân. Așa vezi oricând ce a cerut clientul și ce s-a schimbat.
5. Cere feedback cu marcaj de timp pe video. „La 0:12 subtitrarea acoperă logoul” se corectează imediat, „ceva nu e în regulă la final” nu. Roagă clientul să scrie momentul exact la fiecare comentariu.
6. Încheie cu o aprobare finală clară. Aprobarea trebuie să fie un pas concret, de exemplu un buton sau un „aprob” explicit, nu un „ok” aruncat pe chat. Dacă postarea se schimbă semnificativ după aprobare, cere din nou aprobarea.

Stabilește regulile cu clientul de la început

Procesul funcționează dacă stabiliți regulile în scris la începutul colaborării, nu după prima întârziere. Merită clarificate:

• Timpul de răspuns. În cât timp răspunde clientul la o cerere de aprobare, de exemplu în două zile lucrătoare.
• Ce înseamnă aprobat. Doar un „da” explicit sau și tăcerea? Regula sigură: fără aprobare, postarea nu pleacă, ci primește o oră nouă.
• Runde de corecturi. Câte runde de modificări include o postare sau un video și ce se întâmplă după aceea.
• Un singur canal pentru feedback. Și modificările cerute la telefon sau pe chat trebuie să ajungă acolo unde are loc aprobarea.
• Postări urgente. Cine poate aproba rapid o postare care cere o reacție promptă și în cât timp.
• Modificări după aprobare. Dacă o greșeală de tastare se poate corecta după aprobare sau dacă orice schimbare cere o aprobare nouă.

Verificarea internă vs. aprobarea clientului

Păstrează-le separate: folosește timpul clientului pentru decizii de conținut, nu pentru căutarea greșelilor de tastare.

Verificarea internă: partea de meserie

Înainte ca ceva să ajungă la client, cineva din echipă să verifice:

• ortografia, tonul și stilul brandului,
• linkurile, hashtagurile și mențiunile,
• limitele platformelor, de exemplu limita de 2.200 de caractere pentru textul de pe Instagram și numărul de hashtaguri,
• raportul de aspect și calitatea imaginii sau a videoclipului,
• canalele selectate și fusul orar.

Dacă lucrezi singur, ia o scurtă pauză și recitește totul cu ochi proaspeți.

Aprobarea clientului: decizia de conținut

Clientul să decidă ce doar el poate decide: mesajul, faptele, prețurile și ofertele, momentul campaniei și dacă postarea se potrivește brandului său. Dacă după verificarea internă rămân doar aceste întrebări, aprobarea e mai rapidă și are nevoie de mai puține runde.

Cum te ajută Lacamio

În Lacamio, aprobarea se face acolo unde scrii și programezi postarea. Despre funcțiile de aprobare de către client poți citi mai multe și pe pagina dedicată.

Și în planul gratuit: cere aprobare înainte de trimitere

• Postare în așteptarea aprobării. Dacă în editorul „Postare nouă” activezi „Cere aprobare înainte de trimitere”, postarea nu pleacă, ci așteaptă pe pagina Aprobări. Acolo proprietarul sau un admin o aprobă, o respinge (opțional cu un motiv) sau o comentează.
• Programare după aprobare. Postarea aprobată e programată la ora planificată; dacă între timp ora a trecut, pleacă în câteva minute.
• Dacă lucrezi singur, acesta e propriul tău pas de verificare: scrii postarea, o lași deoparte și o aprobi abia după ce ai recitit-o cu ochi proaspeți, așa cum am recomandat mai sus la verificarea internă.

Pentru agenții: funcțiile planului Advanced

Funcțiile de mai jos fac parte din planul Advanced, care nu este disponibil momentan:

• Membrii echipei și rolurile lor. Postarea scrisă de un membru al echipei cu rol de editor așteaptă întotdeauna aprobarea, iar ceilalți aprobatori primesc un email când e trimisă spre aprobare. Despre roluri afli mai multe pe pagina despre echipe.
• Portal de aprobare pentru client. Un link privat pentru fiecare brand, pe care îl creezi pe pagina Echipă din meniul Spațiu de lucru, în cardul Portal de client. Clientul îl deschide fără cont, în română, maghiară sau engleză. Vede textul fiecărei postări, imaginea, videoclipul sau toate elementele caruselului, canalele și ora planificată, și o poate aproba (după un pas de confirmare), o poate respinge (opțional cu un motiv) sau o poate comenta cu numele său. Cu portalul activat, aprobarea clientului singură e suficientă: postarea e programată la ora planificată sau, dacă ora a trecut, pleacă în câteva minute. Dacă adaugi adresa de email a clientului, acesta primește o notificare cu linkul portalului când o postare e trimisă spre aprobare.
• Revizuire video în pachete. Pui cel mult 10 videoclipuri într-un pachet. La trimitere alegi: cu „Pe e-mail”, Lacamio îi trimite clientului linkul privat, iar cu „Doar link” copiezi linkul și i-l trimiți tu, de exemplu pe chat. Clientul aprobă fiecare video sau cere modificări printr-un comentariu, pe care îl poate lega și de un moment exact din video. Videoclipul corectat intră ca versiune nouă în același element, iar versiunile și comentariile anterioare rămân. Linkul e valabil 30 de zile și poate fi prelungit sau revocat. Dintr-un video aprobat faci cu un clic o ciornă de postare, care nu pleacă de la sine.

Începe chiar săptămâna aceasta

Nu trebuie să introduci totul deodată. Începe cu un aprobator desemnat, un termen-limită fix și un singur loc în care stă versiunea finală. Versiunile, feedbackul cu marcaj de timp pe video și verificarea internă se construiesc pe această bază.

După ce postările au ieșit, la final de lună urmează raportul: iată cum alcătuiești raportul lunar pentru client.

Dacă vrei toate acestea într-un singur instrument, creează-ți un cont gratuit și vezi cum se potrivește programarea în fluxul tău de lucru. Cererea de aprobare e inclusă și în planul gratuit, așa că o poți încerca de la prima postare.